TOMBOL SHORTCUT DAN KODE FITUR PADA PESAWAT TELEPON

Dalam penggunaan telepon kadang kita tidak mengetahui bahwa pada suatu telepon terdapat suatu fitur shortcut untuk mempermudah melakukan sesuatu. Fitur-fitur tersebut biasanya disediakan pada pesawat telepon itu sendiri, namun fitur yang disediakan hanya beberapa dan terbatas. Fitur standar yang sudah disediakan pada pesawat telepon biasanya terdapat tombol redial yaitu untuk melakukan panggilan otomatis ke nomor terakhir yang dituju, kemudian tombol flash yaitu untuk meng-hold dan transfer panggilan, dan beberapa tombol standar lainnya tegantung jenis telepon itu sendiri dan pada pesawat telepon digital fitur tersebut biasanya dapat ditampilkan di layar telepon.

Dalam PABX CS1000 tombol-tombol tersebut dapat kita ketahui secara detail bahkan dapat kita ganti atau tambahkan sendiri melalui hyperterminal sesuai yang kita inginkan. Fitur-fitur tersebut disajikan dengan menekan paduan tombol pada pesawat telepon, dengan tujuan untuk mempermudah kita dalam berkomunikasi, menghemat waktu, usaha dan agar lebih efeisien dalam bekerja.

Dalam program PABX, fitur ini disebut FFC (Flexible Feature Code). Perlu diperhatikan terdapat perbedaan antara fitur tambahan yang terinstal pada pesawat telepon dengan FFC ini. FFC ini lebih mengacu kepada pemrograman tombol shortcut dial pada seluruh sistem, jadi semua telepon yang terpasang pada PABX akan dapat mengakses tombol FFC ini. Lain halnya dengan fitur tambahan yang kita install pada suatu pesawat telepon, fitur tambahan tersebut hanya berlaku pada satu pesawat saja. Untuk pembahasan tentang fitur tambahan pada satu pesawat akan kita bahas pada materi dan kesempatan berikutnya.

Untuk mengakses FFC ini terdapat pada overlay 57. Caranya adalah :

login dahulu pada sistem, bagi yang belum mengetahui cara login dapat di klik DISINI. Setelah muncul tanda > masukkan LD 57 kemudian enter, saat sistem me respont REQ atau request, maka ketikkan PRT yaitu kita melakukan perintah print, kemudian akan muncul prompt TYPE dan ketikkan FFC yang berarti Flexible Feature Code, kemudian akan muncul CUST dan masukkan costomer 0 kemudian enter, lalu sistem akan membalas CODE, disini kita diminta untuk memasukkan kode dari FFC yang akan kita print, kita dapat memasukkan spesifik kode jika kita sudah mengetahui kode yang akan kita lihat, ganti, atau rubah, namun jika kita ingin mengetahui semua kode maka ketikkan ALL kemudian enter. Maka sistem akan otomatis mem-print out request yang kita minta seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut.

Gambar diatas menunjukaan sebuah print out dari detail FFC pada PABX. Cara membacanya adalah dengan melihat huruf dan kode yang tertera dari setiap baris print out yang ada. Dimana huruf kapital pada tiap baris merupakan singkatan dari fitur telepon, dan bila di sebelah kanan huruf kapital tersebut tertera suatu simbol atau "simbol dan angka" maka kode tersebut menyatakan kode FFC dari fitur tersebut dan sebaliknya jika sebelah kanan huruf kapital tersebut tidak tertera simbol atau angka maka berarti tidak ada fitur yang diaktifkan. Kita mulai dari kode pertama yang tertera.

AUTH *1

Kode ini berarti kode untuk Authorization, biasa disebut kode otorisasi, yaitu kode yang digunakan untuk memasukkan password personal (PIN) agar pesawat telepon tersebut dapat digunakan untuk outgoing call, seperti menelpon ke lokal-interlokal-HP atau international call. simbol *1 berarti untuk mengaktifkan kode ini kita harus menekan tombol * dan angka 1 kemudian diikuti dengan PIN. Kita harus menentukan PIN dahulu untuk memakai kode ini. Untuk membuat PIN kita bahas di kesempatan berikutnya. Cara penggunaan dari AUTH ini adalah :

- angkat gagang telepon

- begitu terdapat nada tone, kemudian tekan *1

- masukkan PIN / Password personal anda

- setelah itu masukkan access code yang digunakan untuk menelpon keluar

- jika terdapat nada tone maka penggunaan kode AUTH ini sudah berhasil dan sudah dapat melakukan panggilan.

CFWA #4

Kode ini berarti kode untuk (Call Forward All Calls Activate) yaitu kode yang digunakan untuk mengaktifkan fitur call forward. Jika fitur ini diaktifkan maka semua panggilan yang menuju ke pesawat telepon tersebut akan diforward atau dialihkan menuju ke nomor yang diinginkan. Cara penggunaannya adalah :

- angkat gagang telepon

- begitu terdapat nada tone, kemudian tekan #4

- masukkan nomor ekstensi tujuan forward

- tutup gagang.

Setelah berhasil mengaktifkan fitur ini, maka pesawat telepon tersebut akan ditandai dengan nada sibuk, namun tetap dapat melakukan panggilan.

CFWD #4

Kode CFWD (Call Forward All Calls Deactivated) ini merupakan kebalikan dari kode diatas, yaitu untuk me-non aktifkan fitur forward. Cara penggunaannya adalah :

- angkat gagang telepon

- begitu terdapat nada busy tone forward, kemudian tekan #4

- tutup gagang telepon

Maka pesawat telepon sudah dapat dihubungi kembali.

ELKA *58

Fitur ini ELKA (Electronic Lock Activate). Dengan mengaktifkan fitur ini, kita dapat membuka satu pesawat telepon untuk melakukan panggilan keluar. Untuk menggunakan fitur ini kita harus menentukan SCPW terlebih dahulu (Station Control Password). Fungsinya hampir sama dengan pemakaian Authorization code. Cara penggunaannya yaitu :

- angkat gagang telepon

- begitu terdapat nada tone, kemudian tekan *58, diikuti dengan password yang ditetapkan
Setelah itu pesawat telepon dapat digunakan untuk menelpon keluar.

ELKD *59

Fitur ini ELKD (Electronic Lock Deactivate) merupakan fitur untuk menonaktifkan fitur kunci telepon atau kebalikan dari fitur ELKA

PLDN

Dibawah fitur ELKD tersebut ditampilkan PLDN (Pilot DN). Dengan mem-print out FFC ini PLDN juga akan ikut ter print out karena PLDN juga termasuk dalam FFC. PLDN merupakan salah satu jenis group hunting, dimana nomor dari main huntingnya seperti gambar diatas tertera ekstention 4444 namun FFC PLDN ini sedikit berbeda yaitu nomor main huntingnya bukan diambil dari suatu ekstensi, melainkan dari FFC yang dibuat sebagai nomor fiktif. Untuk lebih detail tentang PLDN akan kita bahas pada kesempatan berikutnya.

HOLD #9

Fitur ini digunakan untuk meng-hold panggilan yang masuk, yaitu dengan menekan #9 saat panggilan sedang berlangsung, dan panggilan akan langsung diarahkan ke on-hold music.

MNTC ##

Fitur ini merupakan fitur untuk melakukan maintenance. Pesawat telepon itu sendiri dapat kita gunakan sebagai maintenance console selain dari hyperterminal, namun harus dipastikan class pada telepon tersebut harus dirubah ke MTA (Maintenance Allowed). Cara penggunaan fitur ini yaitu :

- angkat gagang telepon

- begitu terdapat nada tone, kemudian tekan ## (yang berarti login kedalam sistem)

- untuk mengakses overlay, tekan 53#xx## (dimana xx merupakan digit overlay yang ingin kita akses)

- untuk logout tekan ****

Namun tidak semua overlay yang dapat diakses melalui phone console feature ini. hanya beberapa dintaranya overlay 30, 32, 33, 34, 36, 37, 38, 42, 43, 45, 46, 60, 61, dan 62.

PUDN #8

Fitur ini merupakan fitur untuk Pick Up Directory Number. Yaitu kita dapat mengangkat telepon yang masuk di ekstensi lain dari telepon kita dengan menekan kode ini. Cara penggunaannya

- Saat telepon lain berdering (misal eksensi 6666)

- Angkat gagang telepon

- Semasih telepon berdering segera tekan #8 diikuti dengan nomor ekstensi yang akan kita pickup (contoh #86666)

PURN #3

Fitur ini merupakan fitur untuk Pick Up Ringing. Jadi kita dapat mengangkat telepon dimanapun yang berdering dengan catatan telepon tersebut masuk ke dalam satu grup yang sama. Grup yang dimaksud adalah RNPG (Ring Number Pickup Group). Untuk dapat menggunakan fitur ini kita harus membuat grup RNPG ekstensi terlebih dahulu yang akan kita bahas di kesempatan yang lain. Jika sudah terdaftar dalam satu grup RNPG maka cara penggunaannya adalah :

- Saat telepon lain berdering (ekstensi dalam satu grup)

- Angkat gagang telepon

- Semasih telepon berdering segera tekan #, maka akan langsung dapat tersambung.

RDLN #6

RDLN (Redial Last Number) merupakan fitur untuk menelpon kembali nomor terakhir yang dihubungi. Jika pada pesawat telepon tidak terdapat tombol shortcut redial maka kita dapat memakai cara ini. Cara penggunaannya hanya dengan menekan #6 maka sistem akan otomatis menyambungkan ke nomor tujuan terakhir yang dihubungi.

RGAA #2
RGAA (Ring Again Activate) merupakan fitur yang digunakan untuk mengaktifkan dering saat nomor yang kita hubungi sedang sibuk dengan menekan tombol #2, jika fitur diaktifkan maka secara otomatis pesawat telepon yang kita gunakan akan berdering yang menandakan bahwa nomor yang kita hubungi tadi sudah dalam keadaan idle dan dapat dihubungi.

RGAD #5
RGAD (Ring Again Deactivate) merupakan kebalikan dari RGAA yang digunakan untuk menonaktifkan fitur RGAA jika sudah selesai digunakan. Cara penggunaannya yaitu :

- angkat gagang telepon

- saat terdengar nada tone, tekan #5

- tutup gagang

SSPU *6
SSPU (System Speed User), merupakan fitur yang digunakan untuk mengakses shorcut call pada telepon analog. Untuk dapat menggunakan fitur ini kita terlebih dahulu harus membuat fitur dan penempatan tombol untuk nomor-nomor tujuan speedcall terlebih dahulu dan menginstall fitur ini pada suatu pesawat telepon yang diinginkan, untuk detail speedcall, cara memprogram, dan cara pembuatannya akan kita bahas pada kesempatan yang lain. Jika sudah ditetapkan, cara penggunaannya adalah

- angkat gagang

- saat terdapat nada tone, tekan *6

- kemudian tekan nomor speedcall yang diinginkan, misal di nomor 1 kita memprogram untuk menghubungi housekeeping, maka tekan *61

- tunggu dan secara otomatis sistem akan menghubungi nomor speedcall tujuan.

MSBA *61

MSBA (Make Set Busy Activate) merupakan fitur untuk membuat suatu pesawat telepon dalam mode busy atau sibuk dan tidak dapat dihubungi. Jika kita dalam situasi rapat atau tidak dapat diganggu, kita dapat menggunakan fitur ini. Cara penggunaannya :

- angkat gagang telepon

- begitu terdapat nada tone, kemudian tekan *61

-  tutup gagang.

MSBD *62

MSBD (Make Set Busy Deactivate) merupakan kebalikan dari fitur MSBA. Kode ini digunakan untuk menonaktifkan fitur MSBA, Cara penggunaannya :

- angkat gagang telepon

- begitu terdapat nada tone, kemudian tekan *62

-  tutup gagang.

Dari gambar print out diatas, hanya kode yang tadi saya terangkan saja yang diaktifkan. Fitur-fitur diatas merupakan fitur umum yang biasa digunakan pada penggunaan pesawat telepon. Kita dapat menambahkan fitur lainnya yang kita inginkan untuk kemudahan operasional dari property yang dimiliki. Cara menambahkan fitur tersebut dapat  dilihat pada gambar berikut.

Masih tetap di LD 57, pada saat muncul promt REQ maka masukkan CHG yaitu merupakan perintah untuk change atau melakukan suatu perubahan, Saat sistem merespon TYPE maka ketikkan FFC yaitu kita akan melakukan perubahan pada Flexible Feature Code, kemudian masukkan customer 0 dan enter. Maka akan muncul promt CODE, disini kita diminta untuk memasukkan kode FFC yang ingin kita rubah atau tambahakan, sebagai contoh saya masukkan ATDA yaitu fitur Auto Dial pada suatu pesawat, setelah itu tekan enter. Kemudian sistem akan membalas ATDA lalu kita diminta masukkan kode yang akan kita pakai untuk mengaktifkan FFC ini, sebagai contoh saya gunakan kode *87. Setelah itu enter sampai sistem membalas dengan auto scroll dan ditandai dengan promt REQ kembali. Ini berarti kode yang kita buat sudah berhasil dan dapat digunakan yaitu dengan menekan tombol * dan diikuti angka 87 pada pesawat telepon.

Jika FFC tersebut tidak digunakan, kita dapat juga menghapus kode tersebut, langkah-langkahnya mari simak gambar berikut.

Masih teta di overlay 57, saat muncul prompt REQ maka masukkan prompt OUT yaitu perintah untuk menghapus, kemudian masukkan FFC pada baris respon TYPE, dengan customer 0 dan enter, maka akan muncul promt ALL lalu masukkan NO yang berarti kita tidak menghapus semua kode, lalu masukkan kode yang akan dihapus seperti contoh saya menghapus kode ATDA, kemudian saat muncul prompt ATDA masukkan X yang berarti menghapus FFC tersebut dan masukkan kode *87 atau kode yang sudah ada yang akan dihapus lalu tekan enter sampai auto scroll. Untuk memastikan kode tersebut telah terhapus, kita dapat mem-print ulang kode tersebut kembali.

Masih banyak lagi fitur-fitur yang dapat diaktifkan pada FFC ini, dan fitur tersebut berbeda-beda sesuai dengan jenis telepon dan kebutuhan dalam penggunaan telepon pada property yang dimiliki, dan juga sesuai dengan sistem yang terintegrasi dengan PABX yang dimiliki. Pada pesawat digital ada beberapa fitur yang sudah tersedia di display layarnya dengan mengaktifkan fitur tambahannya.. Pelajari dahulu sistem property yang dimiliki barulah kemudian kita dapat menggunakan ataupun menambahkan fitur yang diperlukan untuk kemudahan dalam pemakaian telepon. 

Demikian sedikit hal yang dapat saya bagi, semoga bermanfaat.